Objetivo
Brindar asistencia logística y operativa al equipo de proyecto a cargo de la coordinación del trabajo de campo, en cuanto a la gestión de flota vehicular, el combustible, los seguros y tramites administrativos asociados, para garantizar el adecuado desarrollo del despliegue a nivel nacional a través de un equipo de consultores, según planificación con el RNP; así como otras tareas clave vinculadas al desarrollo operativo, administrativo y logístico del proyecto que sean requeridas para apoyar el trabajo en equipo.
El/la candidato/a seleccionado/a para esta asignación tendrá las siguientes tareas a cumplir:
Apoyo a la gestión logística de flota vehicular y combustible
Apoyar en la elaboraración de la programación periódica de requerimiento de renta de vehículos y combustible conforme planificación aprobada con el RNP
Apoyar el tramite de las POs (ordenes de compra) correspondientes para cada proveedor de renta de vehículos como de provision de fondos para combustible a traves de tarjetas recargables, de conformidad con la programación de rentas y periodicidad establecida para el abastecimiento de combustible, y los lineamientos del o los LTAs disponibles dentro de la oficina del PNUD, para dichos rubros
Apoyar en la coordinación con los proveedores de renta de vehiculos y tarjetas recargables para combustible, para segurar la disposición de los vehículos requeridos y el abastecimiento de combustible correspondiente, en las fechas y/o lugares establecidos de común acuerdo con el RNP y la planificación aprobada
Apoyar en la coordinación con el equipo del RNP para la entrega y devolución de vehículos según lo programado y aprobado, garantizando el cumplimiento de las políticas del proveedor de renta y del PNUD según los mecanismos de control establecidos para el proyecto (actas de entrega, etc)
Apoyar en la coordinación con el equipo del RNP y el proveedor de tarjetas de combustible para la entrega de las mismas y el aseguramiento de las recargas de fondos según la periodicidad y montos establecidos de común acuerdo con el RNP
Apoyar las gestiones con cada rentadora, los tramites de seguro de vehículos, cuando aplique, según siniestros u otros relacionados con daños
Apoyar en el aseguramiento del cumplimiento de asignaciones, rutas establecidas según la zona geográfica de asignación del personal en campo, y condiciones contractuales relacionadas con vehículos y su uso en campo.
Apoyar la gestión de las evaluaciones de desempeño correspondientes al servicio de las rentadoras en coordinación con el equipo en RNP, para asegurar retroalimentación efectiva sobre el servicio recibido en campo
Apoyo al monitoreo y control
En coordinación con el/la supervidor/ra directo y la persona asociada en administracion a cargo del control de los procesos, apoyar en el aseguramiento de los mecanismos y herramientas de control y monitoreo necesarios para garantizar la gestión adecuada de vehículos y combustible mediante mecanismos trazables que permitan rendición de cuentas adecuada y uso optimo y transparente de los recursos
Brindar apoyo e insumos para asegurar la entrega de reporteria periódica (diaria, semanal, mensual etc) según sea estableicdo como parte de los mecanismos de monitoreo del proyecto, sobre uso y asignación de vehiculos, como de entrega y consumo de fondos para combustible.
Apoyar en el aseguramiento a la implementación de las herramientas de control establecidas (Kobo tool, bitácoras, actas de entrega y devolución de vehciulos etc) que respalden la trazabilidad de las acciones sobre asignación y uso de vehiculos y consumo de combustible de acuerdo con los lineamientos del PNUD.
Monitorear via plataforma de GPS con cada proveedor de renta de vehiculos, las rutas de movilización en campo, para asegurar cumplimiento de zonas geográficas asignadas y gestión de riesgos asociadas con accidentes y daños
Apoyar y brindar insumos para la realización de estimaciones de consumo de combustibles y kilometrajes con base a georreferenciación de las zonas de acción del personal de campo en contraste con los consumos reportados, a fin de asegurar uso optimo de recursos
Brindar apoyo para que se generar las alertas correpondientes al equipo de proyecto en PNUD y equipo del RNP sobre desviaciones en el uso de los vehículos y/o fondos para combustible, a fin de que se apliquen las medidas correctivas y/o disciplinarias establecidas en los manuales de conducta y otros establecidos en el marco del contrato de servicios del personal de campo
Apoyar con los controles para el mantenimiento preventivo de la flota de vehciulos según los lineamientos establecidos con los proveedores de renta
Apoyo logístico al despliegue en campo
Asegurar el establecimiento de mecanismos de comunicación efectiva con la persona delegada para logística en RNP, los Coordinadores de personal en campo con vehículos asignados, los puntos focales en las rentadoras de vehículos y aseguradoras asociadas, para gestión de problemas durante la operación en terreno: accidentes, reclamos etc
Apoyar y brindar insumos para asegurar que los puntos focales en RNP para el monitoreo y control de la flota vehicular, conocen y disponen de la información necesaria para gestionar adecuadamente accidentes en campo, con cada una de las rentadoras y sus aseguradoras
Apoyar en la organización y coordinación labores de pruebas de manejo para todo el personal de campo delegado por el RNP para la asignación de vehículos en coordinación con el equipo de seguridad y logística de la oficina del PNUD incluido el apoyo de otros proyectos, cuando necesario, asegurando que cuentan con las habilidades y documentos necesarios (licencia vigente, edad mínima, etc)
Apoyar y brindar insumos para el desarrollo de capacitaciones a personal de campo con rol de conductores asignados, sobre controles operativos y demás, para la gestión adecuada de vehículos y consumo de combustible
Realizar visitas de campo, cuando sea requerido, para brindar soporte logístico y/o asistencia en caso de accidentes graves, recopilar información operativa relevante, y facilitar la resolución de casos, en coordinación con el equipo de proyecto en RNP.
Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto.
Participar en la capacitación sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y brindar apoyo para la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario.
Realizar contribuciones valiosas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
Mantener registros organizados de los datos del proyecto, las actividades de campo, los estudios de caso, las historias de interés humano, las fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción.
El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Acuerdo Institucional
Bajo la supervisión directa de la persona a cargo de la Coordinación del Componente de registro e identificacion de NNAs del Proyecto, en coordinación con la Administradora Financiera y la persona en rol de Asociada de Administracion a cargo de la planificación, monitoreo y control de los procesos asociados a la logística de despliegue nacional del proyecto.
Competencias Esenciales
Esenciales
Lograr Resultados | Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensar Innovadoramente: | Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprender Continuamente: | Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con Agilidad: | Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con Determinación: | Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Participar y Asociarse: | Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.
Facilitar la Diversidad y la Inclusión: | Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación
Competencias Transversales y Técnicas
Área Temática | Nombre | Definición
Desarrollo Institucional | Generación de conocimiento | Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar los conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan resultar útiles para abordar situaciones nuevas.
Gestión Institucional | Gestión de Riesgos | Identificar y organizar acciones destinadas a reducir, mitigar y gestionar riesgos de forma proactiva.
Gestión Institucional | Satisfacción/gestión de los clientes | Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada, con sentido de urgencia, proporcionar
soluciones coherentes y ofrecer resultados y soluciones de calidad en un plazo apropiado para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.
Administración y
operaciones | Gestión de eventos (tales como
retiros, capacitaciones y reuniones) | Capacidad para gestionar eventos, lo que incluye tareas como la identificación del lugar donde se celebrarán, el alojamiento, la logística, el suministro de alimentos, el transporte, los desembolsos en efectivo, entre otros.
Administración y
operaciones | Gestión de vehículos | Conocimiento de las políticas y los procedimientos
relacionados con la gestión de flotas.
Adquisiciones | Procure-to-pay | Conocimiento de los ciclos de compras y pagos, así como de sus conceptos, principios y políticas, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas o prácticas.
Administración y
operaciones | Gestión de documentos y registros | Gestión general de documentos (ya sean físicos o electrónicos); política de registro y conservación,
incluido el almacenamiento y archivo.
Cualificaciones mínimas del NPSA seleccionado
Requisitos Académicos Mínimos
Educación secundaria (Graduado bachiller) es requisito.
Educación media en campos como técnico industrial o similares, es deseable.
Estudios universitarios (nivel licenciatura) en Ciencias Económicas y/o de Ingenierías, se dará debida consideración, pero no es requisito.
Ingeniería industrial y/o Logística es deseable.
Otros cursos relacionados con mantenimiento y/o gestión de flota vehicular, gestión logística de campo, es deseable.
Años Mínimos de Experiencia Relevante
Mínimo 5 años (con Educación Secundaria) o 2 años (con Licenciatura) de experiencia laboral en gestión logística y de operaciones.
Experiencia en apoyo o asistencia a la gestión y manejo de flota vehicular, combustible, seguros y tramites relacionados.
Conducir vehículo mecánico y licencia de conducir vigente.
Experiencia en el manejo de MS Office (Excel y Word).
Habilidades Deseadas
Experiencia en el manejo de sistemas de georreferenciación.
Experiencia en el manejo del sistema Quantum para la gestión de procesos administrativos.
Experiencia en la coordinación logística de entrega y recepcion de flota de vehículos para trabajo de campo con alcance nacional.
Experiencia previa en operaciones logísticas de campo a gran escala.
Experiancia apoyando y/o brindando insumos para el manejo de mecanismos de control, monitoreo y seguimiento para uso efectivo de recursos, rendición de cuentas y transparencia.
Experiencia con proyectos de cooperación internacional con agencias del Sistema de Naciones Unidas.
Idiomas requeridos
Fluidez en español es requerido
Conocimeinto de inglés será considerado una ventaja
Información importante para las/os postulantes
Todos los puestos en las categorías NPSA están sujetos a contratación local.
Igualdad de Oportunidades
Como empleador que ofrece igualdad de oportunidades, el PNUD valora la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y de las culturas en las que operamos y, como tal, invitamos a todo/as los/las candidato/as calificado/as de diferentes orígenes a aplicar a los diferentes roles en nuestra organización. Nuestras decisiones de empleo están basadas en el mérito y la idoneidad para el puesto, sin discriminación alguna.
El PNUD también está comprometido con la creación de un ambiente laboral inclusivo donde todo el personal esté empoderado para contribuir a nuestra misión, sea valorado, pueda prosperar y se beneficie de oportunidades laborales abiertas a todo/as.
Acoso sexual, explotación y abuso de autoridad
El PNUD no tolera el acoso, acoso sexual, explotación, discriminación y abuso de autoridad. Por lo tanto, todo/as los/las candidato/as seleccionado/as, pasan por verificaciones exhaustivas y se espera que se adhieran a los respectivos estándares y principios.
Derecho a seleccionar múltiples candidato/as
El PNUD se reserva el derecho de seleccionar uno/a o más candidato/as a partir de este anuncio de vacante. También podremos conservar las aplicaciones y considerar a los/las candidato/as que apliquen a este puesto para otros puestos similares en el PNUD con el mismo nivel y con descripciones de puesto, requisitos de experiencia y formación académicas similares.
Alerta de estafa
El PNUD no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de sus procesos de reclutamiento. Para mayor información, visite www.undp.org/scam-alert.