DEADLINE FOR APPLICATIONS
<i>WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.</i>
<br><b>ABOUT WFP</b><br><br><span><span>The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.</span></span>
<br>At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.<br><br>To learn more about WFP, visit our website: <a target="_blank" href="https://www.wfp.org">https://www.wfp.org</a> and follow us on social media to keep up with our latest news: <a target="_blank" href="https://www.youtube.com/c/worldfoodprogramme">YouTube</a>, <a target="_blank" href="https://www.linkedin.com/company/unwfp/">LinkedIn</a>, <a target="_blank" href="https://www.instagram.com/worldfoodprogramme/">Instagram</a>, <a target="_blank" href="https://www.facebook.com/WorldFoodProgramme/">Facebook</a>, <a target="_blank" href="https://twitter.com/WFP?ref_src=twsrc%5Egoogle%7Ctwcamp%5Eserp%7Ctwgr%5Eauthor">Twitter</a>, <a target="_blank" href="http://www.tiktok.com/@worldfoodprogramme?lang=en">TikTok</a>.
WHY JOIN WFP?
WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
<b>TITRE DU POSTE</b> : <b> </b><b>Assistant.e aux Services de Gestion</b>
<b>UNITE/DIVISION</b> : <b>Management Service-BT de Kankan</b>
<b> GRADE :</b> <b> Contrat de Service (SC-L5)</b>
<b>LIEU D’AFFECTATION </b>: <b>Kankan, Guinée </b>
<b>DUREE : </b><b> 1 mois – Renouvelable</b>
CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Ce poste est basé dans le Bureaux de Terrain (FO) de Kankan, en Guinée. Il relève du chef de Bureau de Terrain.
À ce niveau, le/la titulaire du poste est responsable de la mise en œuvre d’un ensemble de processus de support opérationnel couvrant l’administration, la finance, les ressources humaines et la gestion des actifs (GEMS). Le poste nécessite l’interprétation des directives standard du PAM et la formulation de recommandations opérationnelles au personnel.
Le poste contribue à améliorer l'efficacité et la transparence des opérations du bureau terrain de Kankan.
OBJECTIF DU POSTE
Soutenir l'efficacité de la prestation quotidienne de services spécialisés, axés sur la satisfaction des autres collaborateurs et d'un bon rapport qualité-prix, dans le cadre du portefeuille de services de gestion et assurer le rôle de point focal des activités des Finances, des ressources humaines et de gestion des actifs (GEMS).
RESPONSABILITÉS CLÉS (ni tout inclusif, ni exhaustif)
Effectuer des tâches et des activités au sein du portefeuille des services de gestion afin de soutenir une prestation de services efficace et de haute qualité. Rassembler des données et préparer des analyses de base pour contribuer à la création de rapports en vue d'une gestion efficace des ressources. Traiter les actions de routine liées aux achats, aux finances (vérification des factures, gestion de la petite caisse, Suivi et exécution budgétaires,…), aux ressources humaines ( congés, appuyer el onboarding et toutes les activités y afférentes….) et à d'autres domaines pertinents, en contribuant à l'enregistrement efficace et opportun des données dans les systèmes de l'organisation. Gérer et conserver les dossiers physiques et numériques conformément aux procédures établies afin de garantir un accès rapide et aisé aux données, le cas échéant. Être le premier point de contact pour les questions internes, en fournissant des réponses rapides et précises afin de faciliter la résolution efficace et effective des problèmes quotidiens. Prendre part et suggérer des améliorations aux procédures et pratiques afin de soutenir l'amélioration continue des services fournis. Utiliser les outils numériques et les applications technologiques pour améliorer les pratiques de travail et le service aux collaborateurs. Fournir un soutien administratif pour la préparation d'initiatives inter-agences dans le cadre de la réforme des Nations Unies afin de réaliser des économies et d'améliorer la qualité des services. Assurer la liaison avec d'autres fonctions et des contractants tiers pour permettre une prestation de services efficace. Surveiller et analyser les dépenses mensuelles afin de soutenir la prise de décision basée sur des données fiables. Vérifier et traiter les demandes de paiement, avances et factures fournisseurs conformément aux règles financières et aux procédures d’approvisionnement du PAM. Extraire, vérifier et analyser les données issues des systèmes (ex : WINGS) et signaler toute anomalie ou incohérence. Gérer les actifs du bureau via le système GEMS, incluant, l'enregistrement, le suivi, les inventaires périodiques, le contrôle de l’utilisation des équipements et immobilisations. Effectuer des tâches de préparation et de réponse aux situations d'urgence en suivant les orientations données par le superviseur.
AUTRES EXIGENCES DU POSTE (détails à déterminer par les responsables du poste)
Cette section est optionnelle pour décrire les responsabilités et connaissances supplémentaires requises pour le poste spécifique.
Services d'appui d'administratif et établissement de rapports
Se montre capable de convertir des plans d'action en mesures claires que les membres de l'équipe doivent prendre pour appuyer la mise en œuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.
Contrôles internes et gestion des risques
Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.
Gestion des ressources
Suit l'évolution des effectifs et de l'utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.
Connaissances spécialisées dans les services d'administratifs
Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré; et utilise cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficiente et efficace.
Prise en considération des besoins des bénéficiaires des services
Contrôle et supervise le travail administratif au regard des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurer un service d'excellence. S'assure que les problèmes des bénéficiaires des services sont pris en compte et résolus.
EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR ACCÉDER AU POSTE
Avoir au moins 5 an d’expérience à un poste similaire ou dans la Gestion des Services et le support administratif, avec des responsabilités progressives.
Possède une expérience dans la collecte et le suivi de données financières sur des projets et programmes, dans l'évaluation de la santé et de l'état financier, ainsi que dans le rapport des résultats aux cadres supérieurs.
A démontré sa compréhension de la réglementation, des politiques, des procédures, des processus, des normes et des systèmes des services de gestion des agences des Nations Unies ou des ONG
Avoir de l'expérience dans la collecte de données et la préparation d'analyses de base concernant le portefeuille des services de gestion, tels que la gestion des actifs, des installations, de la flotte, des voyages ou d'autres domaines similaires.
A soutenu le personnel en lui fournissant des conseils et des orientations.
A l'expérience du travail avec des équipes dans différents domaines fonctionnels.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES MINIMALES STANDARD
• Être titulaire d’une licence ou d’un BTS dans les domaines de la gestion, des finances, de l’audit, de la comptabilité, des ressources humaines.
• Gestion financière et comptabilité : application des principes et règles financières standards et spécialisées
• Budgétisation et prévisions : suivi des budgets et analyse des écarts
• Contrôles internes et conformité : application des procédures et gestion des risques
• Soutien aux ressources humaines : gestion administrative du personnel
• Gestion des actifs (GEMS) : gestion des immobilisations et des inventaires
• Gestion de l’information et reporting : analyse et reporting des données
• Bonne maîtrise des outils informatiques (MS Office, Excel avancé)
• Sens aigu de la confidentialité et de l’intégrité
Langue
Maîtrise du français (oral et écrit)
Connaissance pratique de l’anglais est un atout
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
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REASONABLE ACCOMMODATION
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WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: <a target="_blank" href="mailto:global.inclusion@wfp.org?subject=Reasonable%20Accommodation%20request">global.inclusion@wfp.org</a>
NO FEE DISCLAIMER
<b> </b>
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.
We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.
At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.
Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.
<i>All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.</i>
<br><i>No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.</i>