WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.
At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.
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WHY JOIN WFP?
- WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
- WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
- A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.
- We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).
Lugar: Ciudad de Guatemala
Título del puesto: Asociada(o) de Logística – Gestión de Fondos
Tipo de Contrato: SC nivel 6
Duración: 6 meses
Supervisión: Bajo la supervisión del Oficial de la Cadena de Suministros
CONTEXTO DE LA POSICIÓN
El/la Asistente de Logística (Gestión de Fondos y Facturación) formará parte de la Unidad de Logística dentro de la Unidad de Supply Chain del PMA en Guatemala. El puesto trabajará en estrecha coordinación con otras unidades del PMA, así como con proveedores externos, apoyando la correcta gestión de fondos, facturación y control financiero asociado a las operaciones logísticas.
En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas disponiendo solo de orientaciones de orden general en relación con todas las modalidades de asistencia, tanto para los servicios logísticos del PMA como para los servicios comunes. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares del puesto por norma general gestionan un pequeño equipo, supervisando e instruyendo a sus componentes.
FINALIDAD DEL PUESTO
Desempeñar funciones de apoyo especializado y/o supervisar al personal encargado de poner en práctica procesos y actividades estándar relacionados con la cadena de suministro y la logística, para posibilitar el suministro efectivo de bienes y servicios en todas las modalidades de ejecución.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):
- Prestar apoyo especializado a las operaciones y actividades de logística, aplicando procesos estándar y contribuyendo, directa o indirectamente, el suministro efectivo de asistencia alimentaria a los beneficiarios.
- Coordinar las solicitudes y velar por que los pedidos y las entregas de productos y suministros a los asociados y los destinos autorizados se efectúen de manera oportuna.
- Gestionar las actividades de logística relacionadas con la contratación de proveedores, incluidos el seguimiento y la medición del desempeño.
- Prestar apoyo al acopio de información de mercado y evaluar a los proveedores (p. ej., los transportistas y los minoristas) para contribuir al proceso de selección de los mismos.
- Identificar y resolver las consultas y solicitudes de apoyo especializado, y formular recomendaciones al respecto, usando su espíritu de iniciativa y aplicando procesos estándar, para garantizar la resolución oportuna y correcta de las consultas, con una marcada orientación a prestar al cliente servicios de excelencia.
- Ocuparse de la preparación, el seguimiento y la revisión del presupuesto en todas las modalidades de ejecución, garantizando la adherencia a los procedimientos pertinentes y la conformidad con las normas institucionales.
- Hacer el seguimiento de los procesos de gestión del inventario para seguir las tendencias y dar cuenta del estado del inventario desde la fuente de abastecimiento hasta el beneficiario.
- Prestar apoyo a la supervisión de la calidad e integridad de los datos relativos a la contabilización de los productos.
- Analizar la cartera de operaciones y contribuir a las evaluaciones y la planificación operacional en todas las modalidades de ejecución, para garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de la cadena de suministro.
- Gestionar la tramitación de la documentación para la ejecución de las operaciones de logística (p. ej., despacho aduanero, verificación de facturas) y tomar las medidas adecuadas para resolver los problemas operacionales, remitiendo las cuestiones complejas al supervisor.
- Llevar a cabo una labor de investigación, recopilación de datos y análisis, producir informes (p. ej., los destinados al Comité sobre productos, transporte y seguros (CCTI), informes normalizados sobre los proyectos, informes de cierre financiero, inventarios físicos o informes sobre el rendimiento del transporte) y garantizar la precisión de la información contenida en los sistemas institucionales para hacer posible la toma de decisiones informadas.
- Mantener el contacto con los interesados internos y externos para sostener la gestión de las operaciones de logística y contribuir a la prestación efectiva de los servicios.
- Supervisar el trabajo del personal de apoyo, proporcionándole asesoramiento práctico y orientación, para garantizar que los objetivos individuales y colectivos se alcancen de conformidad con las normas y los plazos convenidos para todas las modalidades de asistencia.
- Prestar apoyo a las actividades logísticas de preparación y respuesta en emergencias, incluida la actualización de las evaluaciones de la capacidad logística y los planes para imprevistos, con el fin de respaldar la respuesta del PMA en situaciones de emergencia.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
- Elaborar informes mensuales de seguimiento presupuestario (disponibilidad de fondos, brechas, patrones de gasto y obligaciones no comprometidas).
- Preparar informes analíticos periódicos de Food Transfer Cost (FTC).
- Gestionar las reservas de fondos (Fund Reservations - FRs) de la Unidad de Supply Chain.
- Apoyar la creación y mantenimiento de Transport Purchase Orders (TPO) en WINGS.
- Apoyar la creación y mantenimiento de Service Entry Sheets (SES) en WINGS.
- Asegurar la presentación oportuna de facturas y reclamos por parte de los proveedores de servicios.
- Apoyar el procesamiento y conciliación de facturas de proveedores sustentadas en contratos válidos.
- Comunicar y dar seguimiento a facturas con inconsistencias para su corrección.
- Garantizar el archivo adecuado de facturas, contratos y documentación relacionada con la gestión de fondos y facturación logística.
CAPACIDADES FUNCIONALES
Gestión y optimización de la cadena de suministro.
Demuestra habilidad para diseñar redes de cadenas de suministro básicas y para evaluar adecuadamente los problemas y remitirlos a las instancias superiores, con el fin de que el PMA esté en condiciones de proporcionar un servicio sistemático e ininterrumpido a sus
beneficiarios y asociados.
Planificación y gestión de proyectos y recursos.
Recopila y analiza datos técnicos pertinentes procedentes de diversas fuentes para realizar previsiones de las necesidades operacionales en diversos escenarios, y hace propuestas basadas en datos empíricos.
Gestión de la información y elaboración de informes.
Mantiene el contacto con las partes interesadas internas y externas para consolidar los análisis preliminares de los datos, elaborar los informes correspondientes y difundir información acerca de las tendencias y los aspectos que suscitan preocupación.
Análisis de mercado, contratación y ejecución de operaciones.
Demuestra capacidad para recopilar información de mercado y para tramitar y analizar propuestas de conformidad con las normas y reglamentos estándar del PMA, con el fin de prestar servicios eficientes.
Gestión del almacén y el inventario.
Demuestra capacidad para implementar los procedimientos operacionales y la orientación normativa en materia de almacenes, con el fin de gestionar el almacén del PMA, ocuparse del inventario de manera efectiva por medio de los sistemas institucionales y velar por que se reduzcan las pérdidas.
Asistencia técnica y coordinación
Demuestra aptitud para ofrecer asesoramiento técnico básico y mantener mecanismos efectivos (inclusivos, colaborativos, unificados) de coordinación logística con los asociados en las tareas humanitarias y otros actores pertinentes.
EXPERIENCIA DESEABLE PARA DESEMPEÑAR ESTA FUNCIÓN
- Experiencia en el mantenimiento de sistemas institucionales y en ejecutar consultas sobre los envíos en curso, información sobre la cadena de suministro, reclamaciones de seguros y existencias de alimentos.
- Experiencia en administración de contratos de proveedores externos de servicios.
- Experiencia en compilar documentación de contratos.
- Experiencia en ejecución de contratos.
- Experiencia en seguimiento de presupuestos y elaboración de informes al respecto.
CUALIFICACIONES ACADÉMICAS ESTÁNDAR MÍNIMAS
Formación:
Finalización del ciclo de educación secundaria. Certificado de educación postsecundaria en la esfera funcional correspondiente.
Experiencia:
Mínimo de 6 años de experiencia relevante en logística, gestión de fondos, Se valorará formación universitaria en Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Finanzas, Logística, Cadena de Suministro o carreras afines.
Deseable: Experiencia en el SNU
Idiomas:
Servicios Generales (Sede): Dominio del idioma inglés (nivel C). Según el lugar de destino o la esfera de responsabilidad, podría requerirse el dominio (nivel C) o un conocimiento intermedio (nivel B) de otro idioma oficial.
Servicios Generales (sobre el terreno): Dominio, hablado y escrito, del idioma oficial de las Naciones Unidas que se utilice en el lugar de destino y del idioma hablado en el lugar de destino, si fuera diferente.
Conocimiento: Buena capacidad de facilitación a grupos multidisciplinarios, búsqueda de consensos y acuerdos.
Capacidad de redacción y síntesis de documentos técnicos.
Manejo de Microsoft Office y Windows.
Deseable capacitación o conocimientos en:
Gestión y control presupuestario.
Análisis financiero y elaboración de reportes.
Procesamiento y conciliación de facturas.
Gestión de fondos (Fund Reservations).
Sistemas ERP, preferiblemente SAP/WINGS.
Gestión de órdenes de compra (PO/TPO) y Service Entry Sheets (SES).
WFP LEADERSHIP FRAMEWORK
WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.
REASONABLE ACCOMMODATION
WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org
NO FEE DISCLAIMER
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
- All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.
- We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
- If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.
- At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.
- Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.
All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.