Assistant administratif

Purpose:

Fournir un appui sur toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

L'assistant€ administratif(ve) est chargé(e) de fournir un appui administratif et financier direct et des services aux gestionnaires de programme ou d'unité et aux membres du personnel et exécuter des transactions conformément aux règles, règlements et politiques de l'OMS .

2.    Background

Les bureaux pays de l’OMS traduisent leurs engagements mondiaux et régionaux en actions nationales, en conseillant les États Membres et en facilitant l’usage des meilleures pratiques. Ils favorisent le dialogue intersectoriel et relient les autorités nationales à l’expertise technique de l’OMS pour éclairer les politiques. Il est important de noter également que des unités d’appui administratif (CSU) ont été mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.

Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l’OMS à Dakar. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau.

Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l’attention des Clusters, ainsi qu’à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays.

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et sous la supervision directe du chargé des Opérations le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l’application des procédures administratives de l’Organisation.

3. Summary of Assigned Duties

Sous la supervision du chargé des opérations du bureau ces 2 assistant(e) s admistratif(ve)s seront chargés de s'acquitter des fonctions ci-après:

Gestion administrative des Clusters

Apporter un appui à la gestion quotidienne des Clusters ;

Maintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l’OMS ;

Drafter les correspondances officielles à l’appréciation du responsable du Cluster ;

Drafter les Mémos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l’activité jusqu’à sa réalisation complète ;

Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveau ;

Organiser les réunions internes des Clusters, des réunions locales, des réunions régionales et internationales initiées et/ou sponsorisées par le Cluster ;

Veiller au respect des échéances fixées pour les actions requérant l’attention des Clusters ;

Initier les réquisitions dans le Système Global de gestion (GSM/SPM): DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANG ;

Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisions ;

Prendre des notes lors des réunions et effectuer le suivi des recommandations

Appui aux Finances

Appuyer les chargés de programme dans l’initiation et la revue des budgets des appuis financiers à la partie nationale conformément au barème du G50 ;

Vérifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans le ERP ;

Vérifier et certifier les factures des services contractés par le Cluster

Suivre de l’encaissement des paiements par les bénéficiaires ;

Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique

Effectuer la réconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureau

Appui au Procurement

Préparer et soumettre le plan d’achats des biens et services du Cluster

Contribuer à la préparation des RFP du Cluster

Assurer le secrétariat du Comité Local d’Achat des Biens et Services ;

Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique ;

Soumettre les réquisitions de Procurement des biens et services

Appui à la logistique et au protocole

Initier les voyages des membres du Cluster y compris les eMemos des missions, les TRs, billets, visa, etc..

Appuyer l’organisation des visites officielles qui concernent le Cluster ;

Assurer la liaison administrative entre le Cluster et les services Ressources Humaines, Budget & Finances, Procurement, Travel, Protocole et Sécurité ;

Contrôle qualité des documents

Assurer un contrôle qualité préalable de tous les documents soumis aux responsables des Clusters avant leur réception ou leur transmission pour examen et signature ;

Vérifier la conformité des documents avec les normes de l’OMS en matière de présentation, format, contenu, références, validation et circuit d’approbation ;

S’assurer que les documents sont complets, cohérents, correctement rédigés et accompagnés des pièces justificatives requises ;

Tenir à jour un calendrier consolidé des principales activités des Clusters ;

Autres responsabilités

Effectuer les prises de notes pendant des réunions, soumettre les comptes rendus et faire le suivi des recommandations ;

Exécuter toute autre tâche confiée par les responsables des Clusters dans le cadre des activités du Bureau.

Formation en archivage électronique, gestion de l'information ou gestion des documents serait un atout

Desirable : Expérience dans la digitalisation ou la gestion électronique des documents.

Expérience en gestion de correspondances, de réunions et d’agendas de direction ;

Expérience dans l’archivage, le classement et la gestion de documents administratifs .

Expérience au sein du système des Nations Unies ou d’une organisation internationale .

Expérience dans un bureau de direction ou auprès d’un cadre supérieur ;

• Génériques

Les compétences essentielles, gestionnaires et d’encadrement requises – les plus importantes

1. Communiquer de manière crédible et efficace , établir et promouvoir des partenariats à l’échelle de l’organisation

2. Produire des résultats et gérer plusieurs priorités simultanément

3. Travailler en équipe

4. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ( Capacité à travailler dans un environnement multiculturel)

5. Avoir les capacités d’organisation et de planification

• Fonctionnelles :

les connaissances essentielles et les compétences spécifiques au poste.

1- Techniques de rédaction professionnelle : prise de notes structurées, Excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction

2- Maîtrise des procédures administratives de base, des outils bureautiques et des règles de conformité organisationnelle garantissant une gestion fiable et structurée des tâches quotidiennes.

Gestion de réunions et secrétariat technique : savoir préparer les documents, participer aux réunions préparatoires et assurer le suivi documentaire.

Capacité à assurer le suivi des dossiers, préparer et contrôler la documentation, coordonner avec différents services et partenaires, et gérer simultanément plusieurs activités avec rigueur et diplomatie.

5- Capacité à faire une bonne planification des livrables, respect des délais (Capacité à travailler sous pression avec des délais courts)

Essential:

Excellente maîtrise du français (parlé et écrit )

7.Remuneration and budget

Rémunération: Selon la grille salariale locale du SNU applicable au Sénégal( SSA, de grade G5)

This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level.

• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test may be used as a form of screening.
• If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits workforce regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.

The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its workforce. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States ( https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion ) are strongly encouraged to apply for WHO jobs.

Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int

An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of short-listed candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• Consultants shall perform the work as independent contractors in a personal capacity, and not as a representative of any entity or authority.
• WHO shall have no responsibility for any taxes, duties, social security contributions or other contributions payable by the Consultant. The Consultant shall be solely responsible for withholding and paying any taxes, duties, social security contributions and any other contributions which are applicable to the Consultant in each location/jurisdiction in which the work hereunder is performed, and the Consultant shall not be entitled to any reimbursement thereof by WHO.
• Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process.

Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.

• In case the recruitment website does not display properly, please retry by: (i) checking that you have the latest version of the browser installed (Chrome, Edge or Firefox); (ii) clearing your browser history and opening the site in a new browser (not a new tab within the same browser); or (iii) retry accessing the website using Mozilla Firefox browser or using another device. Click the link for detailed guidance on completing job applications: Instructions for candidates .

For Consultants hired for HQ, Switzerland vacancies

• Consultants working in Switzerland must register with the applicable Swiss cantonal tax authorities and social security authorities, within the prescribed timeframes (Guidelines issued by the Swiss Mission are available at: https://www.eda.admin.ch/missions/mission-onu-geneve/en/home/manual-regime-privileges-and-immunities/introduction/Manuel-personnes-sans-privileges-et-immunites-carte-H/Non fonctionnaires et stagiaires.html

The purpose of this vacancy is to develop a list of qualified candidates for inclusion in the advertised roster. Successful candidates will be placed on the roster and subsequently may be selected for consultancy assignments; however, contracting of rostered candidates is not guaranteed.