Associe(e) au Projet (poste réservé exclusivement aux Ressortissants Centrafricains)

2. Portée des travaux

L’Associé(e) au projet aura pour mission principale de contribuer aux interventions du projet tant sur le plan opérationnel.

Principales tâches et responsabilités

• Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes ainsi que les circulaires, les notes de briefing général, les notes au dossier, les mémorandums, les fiches de circulations, les rapports et minutes des réunions et les traductions si nécessaire ;
• Assurer le traitement quotidien du courrier (réception, enregistrement, distribution et classement), la saisie des documents de travail et la reproduction des dossiers ;
• Coordonner le flux d’information au sein du projet et disséminer les communications internes et externe au personnel indiqué ;
• Faciliter le partage d’information avec l’équipe du projet et les partenaires.

• Veiller à ce que toutes les transactions financières soient dûment enregistrées, classées et vérifiables ;
• S’assurer que l’ensemble des pièces justificatives (factures, reçus, contrats, tableaux de ventilation, relevés bancaires, etc.) est conservé conformément aux normes de gestion documentaire de l’organisation ;
• Garantir également que ces documents restent facilement accessibles et prêts à être consultés à la demande du/de la Chef(fe) de projet ou de toute instance de contrôle.

• Veiller au respect strict du document de projet, du budget approuvé ainsi que des politiques, procédures et normes financières nationales et organisationnelles ;
• Signaler toute irrégularité, incohérence ou dépense non conforme et recommander les mesures correctives appropriées.

• Élaborer des rapports financiers intermédiaires, des projections de dépenses, des analyses de flux de trésorerie et tout autre élément requis pour anticiper les besoins financiers et faciliter l’orientation des activités.

• Assurer la cohérence, la précision et la complétude des informations transmises, et collaborer activement avec les auditeurs pour fournir toute clarification ou documentation supplémentaire ;
• Participer à la mise en œuvre des recommandations issues des audits.

• Identifier et signaler au/à la gestionnaire de projet tout écart significatif, risque financier, sous-dépense ou dépassement budgétaire.
• Proposer si nécessaire des ajustements budgétaires ou des stratégies d’optimisation pour garantir l’efficience des ressources.

• Vérifier la cohérence des données, la conformité aux directives financières de l’organisation et l’alignement sur les engagements du projet.
• Préparer des synthèses financières consolidées permettant un suivi global clair, structuré et régulier de l’avancement du projet.

• Contribuer au fonctionnement de l’Unité EE&CC, notamment par un appui à la préparation des plans de travail, des rapports annuels, à la promotion du travail d’équipe y compris le partage de connaissance et autres exercices mandataires du bureau ;

Le titulaire exécutera tout autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation.

Impact des résultats

• La gestion des fournitures, de l’administration et des équipements du projet sont est assurée ;
• Les registres des fonds et des dépenses du projet sont tenus ;
• Les fonds du projet sont utilisés conformément au document de projet et aux règles et procédures financières nationales et de l’organisation ;
• Les budgets annuels et les rapports sur les dépenses du projet sont examinés ;
• Les rapports d'avancement financier soumis par les partenaires pour la mise en œuvre des activités du projet sont consolidés.

3.Arrangement institutionnel

4.Compétences

Core

Obtenir des Résultats : | Niveau 1: Planifie et supervise son propre travail, fait preuve de minutie, fournit un travail de qualité dans le respect des délais

Penser de Manière Innovante : | Niveau 1: Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, c'est un solutionneur de problèmes pragmatique qui apporte des améliorations

Apprendre en Continu : | Niveau 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, tire les leçons de ses erreurs, sollicite des retours d'expérience

S'adapter avec Agilité : | Niveau 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse

Agir avec Détermination : | Niveau 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de rester serein face à l'adversité, sûr de soi

S'engager et Collaborer : | Niveau 1: Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, tisse des relations positives

Favoriser la Diversité et l’Inclusion : | Niveau 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Thematic Area | Name | Definition

Achat | Gestion des catégories | Savoir segmenter les dépenses en différents domaines contenant des produits similaires ou apparentés, à des fins de consolidation et d’efficacité.

Communications | Rédaction et édition | Excellentes capacités d'organisation, de rédaction et de rapportage.

5.Qualifications minimales de la NPSA réussie

Années minimales d'expérience professionnelle pertinente | Six ans avec le diplôme de fin d’études secondaires ou trois ans avec la Licence d’expérience professionnelle pertinente, de préférence dans un cadre de gestion de projet impliquant un organisme de financement multilatéral ou international.

Égalité des chances

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Droit de sélectionner plusieurs candidats