Introduction
Créée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée au système des Nations Unies et la principale agence des Nations Unies dans le domaine de la migration. En étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux, l’OIM promeut une migration humaine et ordonnée au bénéfice de tous. Elle sauve des vies et protège les personnes en déplacement, contribue à la recherche de solutions aux déplacements de population et facilite les voies de migration régulière, tout en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’engage à promouvoir un environnement de travail respectueux, inclusif et favorable, dans lequel l’ensemble du personnel peut s’épanouir professionnellement et se sentir valorisé. En favorisant un tel environnement, l’OIM vise à mieux tirer parti du potentiel de la migration et à renforcer son soutien aux personnes en déplacement.
L’OIM encourage les candidatures de personnes issues d’horizons divers et fournit, lorsque nécessaire, des aménagements raisonnables tout au long du processus de recrutement. Pour en savoir plus sur la culture de travail de l’OIM, veuillez consulter : Culture du lieu de travail de l’OIM.
Les candidatures internes et externes sont les bienvenues. Pour tous les avis de vacance de poste de l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et éligibles de second niveau dans le cadre du processus de sélection. Aux fins du présent avis de vacance, les candidats internes et assimilés aux candidats internes, ainsi que les candidates externes, sont considérés comme des candidats de premier niveau.
Organizational Context and Scope
Sous la supervision générale du Chef de la gestion des ressources (Head of Resource Management) et la supervision directe du Supply Chain Officer, le/la titulaire sera responsable de la coordination de la mise en œuvre des activités de gestion de la chaîne d'approvisionnement à Bangui ainsi que dans les bureaux de terrain.
2. Mettre en œuvre les mécanismes de coordination interne, de planification et de programmation des activités d'approvisionnement et de logistique dans tous les bureaux afin d'assurer des économies d'échelle, la maintenance et l'entretien en temps opportun, la couverture d'assurance ainsi que le renouvellement et la mise à niveau des actifs et des stocks.
3. Mettre en œuvre les procédures appropriées afin d'assurer la sécurité, le stockage, la gestion, la distribution, l'élimination et l'utilisation efficace des actifs et des stocks acquis. Identifier les faiblesses des mécanismes de contrôle, proposer des améliorations et les mettre en œuvre en coordination avec le Supply Chain Officer.
4. Organiser et rationaliser la documentation relative aux opérations d'approvisionnement, de logistique, de gestion des actifs et des stocks afin de garantir la transparence, le respect des règles et procédures, une comptabilité adéquate et un contrôle interne efficace. Identifier les lacunes et recommander les mesures correctives nécessaires.
5. Analyser les demandes d'approvisionnement, identifier les prestataires de services et évaluer les performances des fournisseurs en matière de qualité, de prix et de délais de livraison dans l'intérêt de l'Organisation et conformément aux exigences des bailleurs.
6. Assurer le maintien d'un système de gestion des fournisseurs permettant de suivre les questions liées à la qualité et aux délais de livraison afin d'appuyer l'évaluation des performances des fournisseurs et la prise de décision.
7. Superviser et renforcer les capacités de l'unité d'approvisionnement ainsi que des bureaux de terrain à travers l'encadrement du personnel et la sensibilisation aux règles d'approvisionnement et aux procédures de contrôle interne.
8. Organiser les vérifications physiques périodiques des actifs et des stocks.
9. Assurer le suivi des dossiers d'appel d'offres et de soumission, lancer les appels à propositions, superviser les processus d'appel d'offres, solliciter les devis et les offres, participer à l'évaluation et à la sélection des fournisseurs, confirmer les modalités de paiement et finaliser les conditions contractuelles. Examiner toutes les opérations d'approvisionnement afin de vérifier leur conformité aux exigences établies.
10. Créer et maintenir à jour une base de données des fournisseurs et prestataires comprenant leur statut d'accréditation et d'évaluation afin de disposer d'un portefeuille fiable de prestataires de services répondant aux besoins de la mission.
11. Établir et maintenir des accords de services et des accords à long terme (LTA) avec des fournisseurs qualifiés lorsque cela est réalisable et rentable.
12. Coordonner avec l'unité des finances concernant les exigences comptables liées aux procédures de paiement, aux WBL, à la clôture des comptes, aux comptes fournisseurs, aux avances de fonds et autres questions connexes.
13. Suivre les marchés locaux afin de surveiller l'évolution des prix et des produits disponibles. Renforcer la coopération avec les autres agences des Nations Unies.
14. Veiller à la mise à jour et à la gestion du système d'archivage avec un étiquetage approprié. S'assurer que tous les dossiers d'approvisionnement sont correctement documentés et archivés de manière sécurisée et systématique, y compris les bons de commande, contrats, baux, accords à long terme et autres documents logistiques.
15. Exécuter toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée
FORMATION
- Master en administration des affaires, gestion, logistique, approvisionnement, comptabilité ou dans un domaine connexe obtenu auprès d'un établissement académique accrédité ;
ou
EXPERIENCE
- Expérience dans la gestion d'opérations diversifiées d'approvisionnement et de logistique.
- Excellente maîtrise des outils informatiques (MS Word, Excel et Outlook).
- Expérience dans l'utilisation de systèmes comptables informatisés, notamment SAP
- La connaissance des règles internes de l'OIM en matière d'approvisionnement et de finances, ainsi que des modules PRISM liés à l'approvisionnement et à la logistique, constitue un atout.
- Expérience démontrée dans l'encadrement d'équipes de travail, ainsi que dans la gestion des fournisseurs et prestataires.
- Capacité à superviser du personnel et à coordonner des activités administratives.
COMPETENCES
- Excellente capacité à communiquer de manière claire et efficace avec les clients et partenaires.
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques, grand souci du détail et capacité à travailler avec une supervision limitée.
- Capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais.
Langues
Tous les membres du personnel de l’OIM, quelle que soit leur catégorie, doivent avoir une parfaite maîtrise de l’une des langues officielles de l’Organisation (anglais, français ou espagnol).
Pour ce poste, maîtrise du français et connaissance pratique de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit est requise.
La connaissance pratique des langues locales et l’arabe constitue un atout.
La maîtrise des langue(s) requise(s) sera spécifiquement évaluée dans le cadre du processus de sélection, qui pourra comprendre des épreuves écrites et/ou orale
Compétences requises
Notes
Toute offre d’emploi faite au candidat retenu dans le cadre du présent avis de vacance de poste est soumise à la confirmation du financement.
Ce processus de sélection pourra être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans différents lieux d’affectation. Les candidats recommandés resteront éligibles à une nomination à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
La nomination sera soumise à la certification de l’aptitude médicale du candidat, à l’accréditation requise, au respect des exigences en matière de résidence ou de visa, ainsi qu’à l’obtention des habilitations de sécurité nécessaires.
L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité ainsi que toute forme de discrimination fondée sur le genre, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique ou religieuse, ou le handicap.
L’OIM ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier, formation ou tout autre frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats.
Cet outil en ligne permet également aux candidats de suivre l’état d’avancement de leur candidature.
Aucune candidature reçue après la date limite ne sera prise en considération. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.