Background and Justification
Purpose of the Position
En tant que gestionnaire de pool de flotte automobile pour les opérations d'urgence dans l'équipe CSU, le titulaire contribuera à faciliter les activités de logistique et d'administration de la flotte automobile, la coordination des actions avec d'autres membres du personnel de soutien de la flotte et en consultation et collaboration avec le gestionnaire de flotte
Objectives of the Programme and of the immediate Strategic Objective
Country Management Support Units (CSUs) have been established in the organisational structure. To provide support for Managers and staff to fully assume their responsibilities to ensure compliance with organizational policies, procedures, rules and regulations on all administrative and financial matters
Organizational context
Sous la supervision directe de Chargé des operations, ce poste joue un rôle essentiel dans la fourniture de services de transport, de logistique et de soutien aux centres budgétaires concernes. Le titulaire dirigera une grande équipe de chauffeurs. Il/elle utilisera les documents lies au GSM ainsi que les politiques, règles et règlements de l'OMS comme références, et consultera/interagira avec l'ensemble du personnel du Bureau pays, des sous-bureaux, des unités d'appui aux pays (CSU) et du Bureau Régional
Summary of Assigned Duties
Sous la supervision directe du Charge des Operations, le gestionnaire de la flotte de véhicules est charge d'aider a repartir les véhicules en fonction des demandes quotidiennes. Il va assurer aussi la supervision des chauffeurs pour les véhicules  « alloues  » ou « mis en commun » pour la réponse aux urgences. Il assurera : Réception et examen de la demande de transport a partir des applications de réservation de transport. Proposer un calendrier de transport au superviseur pour approbation. Préparation et suivi de l'horaire de travail des chauffeurs, y compris les sorties sur le terrain.
Planifier l'entretien et la maintenance des véhicules (et contrôler le remplissage correct des journaux de bord du véhicule en conséquence). Préparation des documents pour les réparations et les entretiens. Emettre des bons pour l'approvisionnement en carburant avec l'approbation du Team Lead OSL. Aider au contrôle technique régulier de la flotte des véhicules du projet.
Assurer le contrôle technique conformément aux règles de sécurité de tout véhicule de location additionnelle avant sa mise a disposition pour les équipes, Aider si nécessaire a la mise en place de convoi selon le plan d'itinéraire en relation avec la sécurité le cas échéant. Effectuer des vérifications hebdomadaires de l'inventaire du véhicule, de la documentation et de la trousse de premiers soins ensemble avec le conducteur responsable.
S'assurer que tous les documents du véhicule sont valides et disponibles dans le véhicule et que toutes les marchandises et les passagers ont tous les papiers nécessaires en règle avant de voyager. Veiller a ce que tous les documents administratifs soient toujours accessibles aux conducteurs (par exemple, rapport d'accident, carnet de bord, carte de la zone, liste de contacts d'urgence...). Effectuer un examen de conduite pour les conducteurs de véhicules neufs loues et les informer sur la Sécurité et Code de conduite a avoir.
Aider l'organisation d'une réunion mensuelle des chauffeurs (changement des règles de sécurité liées au véhicule mouvements...). Assurer un lieu de travail de stationnement propre. Préparer la liste des chauffeurs de remplacement en cas d'absence des chauffeurs titulaires. Exécuter toute autre tâche a la demande de la hiérarchie
WHO Global Competency Model Guidelines.
1. Favoriser l'intégration et le travail d'équipe ;
2. Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles
3. Communiquer de manière crédible et efficace ;
4. Produire des résultats
5. Créer un environnement favorable et motivant.
Functional Knowledge and Skill
Capacités de gestion des grandes équipes et de création d'un environnement favorable à l'épanouissement des membres de l'équipe. Capacités a nouer et maintenir des relations de travail efficaces. La connaissance et la compréhension des politiques et procédures administratives pertinentes de l'OMS sont souhaitables
Education Qualifications
Essential : Un diplôme universitaire en administration ou autres par un institut accrédité ou reconnu.
Desirable : Formation professionnelle en mécanique est souhaitable.
Expérience
Essential : Un minimum d’une année d'expérience dans le domaine de la logistique et/ou de la gestion de flotte.
Desirable : Une expérience précédente dans la gestion de flotte des urgences avec l'OMS, d'autres organisations du SNU ou autres.
Langues: Parfaite maîtrise de la langue française et connaissance pratique des langues locales, notamment le swahili, le lingala, etc.