Le poste
Sous la supervision directe de Logistics Specialist, le/la Stagiaire Logistics Admin Support apportera un appui administratif et de gestion de l’information aux activités logistiques du RGPH2 depuis le BDK à Kinshasa. Il/elle contribuera à structurer la documentation, maintenir les outils de suivi à jour et faciliter la circulation des informations entre le BDK, le bureau central et les autres interlocuteurs de la chaîne logistique. Il collaborera avec Le Logistics Operation Associate
Un plan de travail précisant les résultats attendus pour la durée du stage ainsi que les opportunités d’apprentissage sera convenu au démarrage. Des points de suivi périodiques permettront d’accompagner le/la stagiaire, de renforcer ses compétences et de veiller à la qualité des contributions attendues.
À propos de l’UNFPA et de votre contribution
L’UNFPA est l’agence des Nations Unies chef de file pour bâtir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est pleinement réalisé. Le Plan stratégique de l’UNFPA 2026-2029 définit la réponse de l’organisation à un environnement mondial complexe et fournit une feuille de route pour la résilience et le renouvellement. Il vise à accélérer la mise en œuvre du Programme d’action de la Conférence internationale sur la population et le développement (CIPD) et l’atteinte des Objectifs de développement durable à l’horizon 2030. Ce mandat s’articule autour de quatre résultats interconnectés : mettre fin aux besoins non satisfaits en planification familiale ; mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux violences basées sur le genre et aux pratiques néfastes ; et s’adapter aux changements démographiques au moyen de politiques fondées sur les données et les droits.
Vous serez notamment chargé(e) de
- Appuyer la centralisation, le classement et l’archivage physique et électronique de la documentation logistique
- Mettre à jour les tableaux de suivi, trackers et bases de données liés aux activités logistiques du RGPH2 sur la base des informations validées reçues
- Contribuer au contrôle de complétude, de cohérence et de qualité des informations et documents avant leur classement ou leur intégration dans les outils de suivi
- Appuyer le suivi administratif des opérations en cours, des actions attendues, échéances et points nécessitant une relance
- Contribuer à la facilitation la collecte et la circulation des informations entre le BDK, le bureau central et les autres interlocuteurs concernés, sous la supervision de l’équipe logistique
- Contribuer à la préparation des états de situation, synthèses, tableaux de bord et éléments de reporting logistique
- Appuyer la préparation et l’organisation des dossiers nécessaires aux activités logistiques, y compris les évaluations, réceptions, mouvements de matériels ou autres opérations selon les besoins
- Contribuer à la préparation de réunions logistiques, au suivi des actions convenues et à la mise à jour des outils de coordination
- Signaler rapidement toute information manquante, incohérence documentaire ou retard susceptible d’affecter le suivi d’une activité
Effectuer toute autre tâche d’appui administratif et de gestion de l’information directement liée aux activités logistiques et compatible avec le cadre du stage.
Conditions pour effectuer un stage à l’UNFPA
Tous les stagiaires doivent satisfaire aux critères académiques et autres critères d’éligibilité suivants :
Exigences académiques
- Être inscrit(e) dans un programme de premier cycle universitaire (licence ou équivalent) et avoir achevé au moins une année académique ;
- Être inscrit(e) dans un programme d’études supérieures (master ou niveau supérieur) ;
- Avoir récemment obtenu un diplôme universitaire tel que défini ci-dessus et, en cas de sélection, commencer le stage dans l’année suivant l’obtention du diplôme ; ou
Être inscrit(e) dans un programme professionnel de formation postuniversitaire et effectuer le stage dans le cadre de ce programme.
Autres critères d’éligibilité
- Démontrer un intérêt pour le domaine du développement
- Démontrer une maîtrise écrite et orale d’au moins une des langues de travail des Nations Unies (anglais ou français), ainsi que la maîtrise de la langue officielle utilisée par le bureau de l’UNFPA
Démontrer une capacité d’adaptation à de nouveaux environnements et à établir et maintenir de bonnes relations de travail avec des personnes de cultures différentes.
Formation
- Formation universitaire en cours ou récemment achevée en logistique, supply chain, administration, gestion, économie, informatique, gestion des données, administration publique ou dans un domaine connexe
Un intérêt démontré pour les opérations, la gestion documentaire et la logistique humanitaire constitue un atout.
Langues
Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit ; la connaissance de l’anglais est un atout
Expériences et compétences
- Quelques expériences académique, professionnelle ou bénévole en administration, gestion de données, suivi de projets, logistique ou opérations constitue un avantage
- Bonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook ; la maîtrise d’outils collaboratifs ou de bases de données est un atout
- Bonne capacité à organiser, structurer, vérifier et synthétiser des informations provenant de plusieurs sources
- Rigueur, discrétion, sens de l’organisation et aptitude à suivre plusieurs actions et échéances en parallèle
- Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles ; capacité à travailler efficacement avec différents interlocuteurs
Aspects financiers
Les stagiaires ne perçoivent pas de salaire ni d’autre forme de rémunération de l’UNFPA. Les coûts associés à la participation d’un(e) stagiaire au programme doivent être pris en charge soit par l’institution qui le/la propose, laquelle peut fournir l’assistance financière nécessaire à ses étudiants, soit par les étudiants eux-mêmes, qui doivent prendre en charge leurs frais de subsistance et organiser leur hébergement, leurs déplacements et autres besoins. Toutefois, les stagiaires reçoivent une allocation destinée à contribuer aux dépenses quotidiennes de base liées au stage, s’ils ne bénéficient pas déjà d’un soutien financier d’une institution ou d’un programme, tel qu’une université, un gouvernement, une fondation ou un programme de bourse. Le montant de l’allocation est déterminé en fonction du lieu de travail convenu du/de la stagiaire, qui peut différer du lieu d’affectation du bureau recruteur en cas de modalités à distance.
En outre, les candidat(e)s doivent disposer d’une assurance médicale pour toute la durée du stage. Une preuve d’assurance devra être fournie avant le début du stage. L’UNFPA ne fournit pas d’assurance médicale aux stagiaires.
En outre, les candidat(e)s doivent disposer d’une assurance médicale pour toute la durée du stage. Une preuve d’assurance devra être fournie avant le début du stage. L’UNFPA ne fournit pas d’assurance médicale aux stagiaires.
Éléments d’apprentissage
À l’issue de la mission, et selon sa durée, le/la stagiaire aura notamment développé les acquis suivants :
- Comprendre les fonctions d’appui administratif et de gestion de l’information au sein d’une chaîne logistique opérationnelle
- Renforcer ses compétences en gestion documentaire, contrôle qualité des données et mise à jour d’outils de suivi
- Se familiariser avec les mécanismes de coordination entre le BDK, le bureau central et les partenaires/interlocuteurs logistiques
- Développer sa capacité à produire des synthèses, tableaux de bord et éléments de reporting utiles à la prise de décision
- Comprendre les procédures de travail et standards documentaires de l’UNFPA
- Développer des compétences d’organisation, de communication et de travail en équipe dans un environnement multiculturel.
Environnement de travail de l’UNFPA
L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité de genre, de diversité, d’intégrité et d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous sommes engagés en faveur de la parité entre les genres au sein de l’organisation et encourageons les femmes à postuler. Les personnes issues de groupes sous-représentés sont vivement encouragées à présenter leur candidature. L’UNFPA promeut l’égalité des chances en matière de recrutement, de formation, de rémunération et de sélection, sans distinction liée aux caractéristiques personnelles ou aux dimensions de la diversité. La diversité, l’équité et l’inclusion sont au cœur de notre environnement de travail.
Avertissement
L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre frais lié au processus de candidature ou de recrutement et ne demande pas d’informations relatives aux comptes bancaires des candidat(e)s.