Responsabilités et attributions
2.Assister les superviseurs dans les achats plus complexes ou de valeur élevée.
3. Préparer les dossiers d’appel d’offres, solliciter les offres et devis selon les besoins ; préparer les rapports d’analyse des offres et les partager avec l’unité requérante ; participer, le cas échéant, au processus d’évaluation et fournir un appui technique. Une fois l’achat approuvé, confirmer les conditions avec les fournisseurs sélectionnés, préparer la documentation pertinente (bon de commande, contrat, etc.) et coordonner les autorisations requises.
4. Assurer le suivi des demandes ouvertes et veiller à la livraison dans les délais des biens et services; à la réception, coordonner avec l’unité bénéficiaire afin d’obtenir les documents attestant de la bonne réception.
5.Examiner les factures des fournisseurs, préparer les demandes de paiement et coordonner avec l’unité des finances le règlement dans les délais des fournisseurs et prestataires de services.
6.Créer et maintenir des dossiers physiques et électroniques relatifs à l’ensemble du cycle d’approvisionnement conformément aux procédures et instructions de l’OIM ; extraire, présenter et analyser les informations du système et préparer des rapports périodiques mettant en évidence les questions nécessitant une attention particulière.
7.Réaliser des études de marché afin d’identifier de nouveaux fournisseurs et prestataires potentiels ; participer à leur évaluation en matière de qualité, de prix et de services dans l’intérêt de l’Organisation.
8.Assurer le suivi des contrats en vigueur et informer les parties concernées de leur renouvellement en temps opportun ; surveiller les fournitures et services de bureau, préparer les demandes d’achat lorsque nécessaire et coordonner avec l’unité des finances le paiement des factures de services publics.
9.Fournir des séances d’information et des orientations techniques à l’ensemble du personnel du bureau concernant les procédures et instructions relatives aux achats.
10.Exécuter les tâches liées à la chaîne d’approvisionnement en matière de gestion des biens et actifs, d’entreposage, d’assurance, de maintenance et de transport.
11.Coordonner les activités de gestion du parc automobile, notamment la préparation des plannings quotidiens des véhicules, le suivi des carnets de bord et la coordination de la maintenance des véhicules.
12.Fournir un encadrement et des conseils au personnel junior de la chaîne d’approvisionnement du bureau de pays, tout en assurant leur supervision, leur suivi, leur évaluation ainsi que leur développement professionnel.
13.Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
FORMATION
- Diplôme d’études secondaires avec cinq (5) années d’expérience clinique pertinente, ou
- Diplôme universitaire en administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe délivré par un établissement académique accrédité avec trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente.
- Une certification en achats, logistique ou gestion de la chaîne d’approvisionnement constitue un atout.
EXPERIENCE
- Expérience dans les domaines des achats et de la logistique ainsi que dans les relations avec les fournisseurs et prestataires de services ;
- Expérience dans les processus de gestion des actifs ;
- Une expérience de travail avec les règles et procédures de l’OIM ou des Nations Unies en matière d’achats et de logistique constitue un atout ;
COMPETENCES
• Capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales ;
• Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ;
• Excellentes aptitudes en communication et en négociation ;
• Capacité à déterminer de manière réaliste les ressources nécessaires pour répondre aux besoins de l’OIM.
Langues
Tous les membres du personnel de l’OIM, quelle que soit leur catégorie, doivent avoir une parfaite maîtrise de l’une des langues officielles de l’Organisation (anglais, français ou espagnol).
Pour ce poste, maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit est requise.
La connaissance pratique de l'anglais,des langues locales et l’arabe constitue un atout.
La maîtrise des langue(s) requise(s) sera spécifiquement évaluée dans le cadre du processus de sélection, qui pourra comprendre des épreuves écrites et/ou orale
Compétences requises
Notes
Toute offre d’emploi faite au candidat retenu dans le cadre du présent avis de vacance de poste est soumise à la confirmation du financement.
Ce processus de sélection pourra être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans différents lieux d’affectation. Les candidats recommandés resteront éligibles à une nomination à un poste similaire pendant une période de 24 mois.
La nomination sera soumise à la certification de l’aptitude médicale du candidat, à l’accréditation requise, au respect des exigences en matière de résidence ou de visa, ainsi qu’à l’obtention des habilitations de sécurité nécessaires.
L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité ainsi que toute forme de discrimination fondée sur le genre, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique ou religieuse, ou le handicap.
L’OIM ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier, formation ou tout autre frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats.
Aucune candidature reçue après la date limite ne sera prise en considération. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.