Introduction
Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations and the leading UN agency in the field of migration. Working closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners, IOM promotes humane and orderly migration for the benefit of all. It saves lives and protects people on the move, drives solutions to displacement, and facilitates pathways for regular migration, while providing services and advice to governments and migrants.
IOM is committed to fostering a respectful, inclusive and supportive workplace where all employees can thrive professionally and feel valued. By creating such an environment, IOM aims to better harness the full potential of migration and strengthen its support to people on the move.
Organizational Context and Scope
En Guinée, l’OIM intervient dans plusieurs domaines, notamment dans l’assistance et la protection des migrants de retour vulnérables ainsi que de leurs communautés d’origine. Cette action vise à réduire la migration irrégulière, qui affecte particulièrement ces populations et les expose à des parcours migratoires dangereux, avec de nombreux risques et conséquences négatives.
Dans ce cadre que l’OIM Guinée recrute un(e) Administrative Associate, Finance pour son sous-bureau de Mamou. Le/la titulaire du poste devra posséder une connaissance approfondie de l’Organisation, de son mandat, de ses objectifs et de sa mission, ainsi qu’une bonne compréhension de son environnement opérationnel et de ses partenaires externes. Il/elle veillera à la conformité des opérations financières et administratives ainsi à une gestion efficace, transparente et responsable des ressources du sous-bureau.
Sous la supervision directe du NRMO et la supervision générale de RMO, le/la titulaire du poste sera le garant de la pérennité, de la transparence et de la fiabilité financière du programme ; il coordonnera également la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités de logistique et d’approvisionnement, en parfaite conformité avec les règles et procédures de l’OIM et les exigences du bailleur de fonds.
Plus précisément, il aura les responsabilités décrites ci-dessous :
- Contrôler les pièces comptables du sous bureau de Mamou ;
- Préparer les opérations de clôture comptable mensuelle et les soumissions comptables à envoyer au Bureau Principal de Conakry ;
- Assurer un classement approprié des documents financiers et des pièces comptables justificatives ;
- Examiner et s'assurer que toutes les pièces justificatives et les signatures sont obtenu avant la finalisation des paiements,
- Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services auxquels elles se réfèrent ont été dûment reçus ou fournis avant de procéder à la demande de paiement ;
- Assurer la préparation et le suivi des TA, PR du sous bureau et informer le Chargé des Finances pour le paiement des services effectués.
- Préparer les calculs de remboursements des frais de voyage (expenses claims) ;
- Assurer la maintenance d'un système bancaire efficace, y compris la préparation des rapprochements bancaires mensuels du sous bureau ;
- Gérer la trésorerie du sous bureau, et notamment les transferts de fonds, effectuer les contrôles de caisse et les rapprochements comptables ;
- Assister le Chargé de programme pour le monitoring de leurs budgets ;
- Préparation de tableau de bord et autres outils d’optimisation du processus de gestion des ressources financières du sous bureau de Mamou
- Préparation trimestrielle des rapports financiers des projets en respectant les échéances et les procédures du bureau satellite comme demandé par le NRMO pour revu et prise de décisions par le RMO.
- Informer à temps le NRMO des différentes situations des projets pour la prise de dispositions.
- Toutes autres tâches et responsabilités qui pourraient lui être confiées.
Education
- Diplôme Licence ou équivalent en comptabilité / finance
Experience
- Expérience professionnelle documentée.
Assorti d’une expérience prouvée de 3 ans dans les domaines cités ;
Expérience dans des organismes internationaux ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques et notamment des logiciels comptables, expérience des systèmes de gestion intégrés un atout ;
- Engagement personnel, flexibilité des horaires et capacité à travailler efficacement et harmonieusement sous pression dans un environnement multiculturel.
Skills
Connaissances en finance, comptabilité, droit (social, des affaires), fiscalité, audit, contrôle de gestion en Guinée (fournisseurs, transitaires, transporteurs, plateformes et bases logistiques) et des relations contractuelles avec ces acteurs.
- Connaissance de base en gestion pour l’élaboration et le suivi d’un budget de commande.
Languages
All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).
- Pour tous les candidats, la maîtrise du Français est requise (oral et écrit).
- Avoir une connaissance en anglais et d’une des langues locales de la Guinée serait un atout.
Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.
Required Competencies
Notes
Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.
IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.
IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.