Asistente de Programa - Gestión de Programa/Proyectos

Bajo la orientación general de la jefatura del área de Programa y la supervisión directa de la persona designada, el/la Asistente de Programa brinda servicios de apoyo programático, administrativo y financiero para la implementación eficaz del Programa País. La posición asegura la calidad, exactitud, integridad y oportunidad de los procesos y de la información bajo su responsabilidad, de conformidad con las normas, políticas y procedimientos del PNUD.

La posición no está vinculada a una cartera temática específica y podrá apoyar distintos proyectos, áreas de trabajo o iniciativas de la oficina de acuerdo con las prioridades y la distribución interna de funciones. Trabaja en estrecha colaboración con el personal de Programa, Operaciones y proyectos, así como con contrapartes nacionales y otras unidades del PNUD, para intercambiar información, coordinar procesos y contribuir a la entrega oportuna de resultados.

El/la Asistente de Programa desempeñará las siguientes funciones:

• Preparar, procesar y dar seguimiento a acciones correspondientes al ciclo de los proyectos, incluyendo inicio, planes de trabajo, presupuestos, revisiones, extensiones y cierres operacionales y financieros.
• Registrar y mantener actualizada la información de proyectos en los sistemas corporativos, verificando la consistencia entre documentos aprobados, presupuestos, fuentes de financiación y registros.
• Preparar documentación y antecedentes para procesos de adquisiciones, contrataciones, viajes, pagos, transferencias, acuerdos y otras acciones de implementación, dando seguimiento hasta su finalización.
• Realizar controles presupuestarios y de disponibilidad de fondos, identificar errores o inconsistencias y coordinar las acciones correctivas correspondientes con las unidades responsables.
• Mantener expedientes físicos y electrónicos completos, ordenados y auditables, de acuerdo con los requisitos corporativos de archivo y gestión documental.
• Mantener herramientas de seguimiento sobre hitos, entregables, compromisos, vencimientos, riesgos, acciones pendientes y utilización de recursos.
• Recopilar, organizar y presentar información administrativa, financiera y programática para informes, revisiones de cartera, reuniones de seguimiento y toma de decisiones.
• Preparar información y documentación para auditorías, evaluaciones, ejercicios de aseguramiento, controles internos y revisiones de proyectos, y dar seguimiento a las acciones acordadas.
• Apoyar el seguimiento de requisitos aplicables en materia de HACT, gestión de riesgos, salvaguardas, seguimiento financiero, cierres y demás controles corporativos.
• Alertar oportunamente al/a la supervisor/a sobre demoras, desviaciones, saldos, vencimientos o problemas que puedan afectar la implementación de los proyectos.
• Coordinar reuniones, misiones, talleres y otras actividades de proyectos, incluyendo la preparación de documentación, agendas, listas de participantes y seguimiento de acuerdos.
• Responder consultas rutinarias y orientar a equipos de proyecto y contrapartes sobre procedimientos, documentación y secuencia de procesos, remitiendo los asuntos de mayor complejidad al nivel correspondiente.
• Facilitar la coordinación cotidiana entre Programa, Operaciones y proyectos para asegurar el flujo oportuno de información y documentación.
• Preparar borradores de comunicaciones, notas, minutas, cuadros de seguimiento y presentaciones vinculadas con la implementación de proyectos.
• Contribuir a la identificación y documentación de buenas prácticas, lecciones aprendidas y soluciones operativas aplicables a la gestión de proyectos.
• Participar en capacitaciones, redes y comunidades de práctica relacionadas con gestión programática y operacional.
• Proponer mejoras prácticas en herramientas de seguimiento, organización documental y flujos de trabajo dentro de su ámbito de responsabilidad.
• Brindar apoyo para la inducción y orientación de personal de proyectos en procesos y herramientas corporativas, según se le solicite.

El/la Asistente de Programa reportará a la persona designada como supervisor/a. La distribución de proyectos y tareas podrá variar en función de las necesidades de la oficina. La posición trabajará en coordinación funcional con otros integrantes de Programa y Operaciones y no tendrá responsabilidad final por la formulación sustantiva, el aseguramiento de calidad técnico ni la aprobación de decisiones programáticas o financieras, salvo las funciones expresamente delegadas conforme a las políticas del PNUD.

Esenciales:

Lograr Resultados: | NIVEL 1: Demostrar un enfoque en el logro de resultados de calidad e impacto y mejora continua.

Pensar Innovadoramente: | NIVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos

Aprender Continuamente: | NIVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal

Adaptarse con Agilidad: | NIVEL 1: Ser flexible en gestionar el cambio y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajar

Actuar con Determinación: | NIVEL 1: Perseguir todo con motivación y empeño

Participar y Asociarse: | NIVEL 1: Actuar de una manera que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y sentimientos de los demás, con amplia capacidad del trabajo grupal.

Facilitar la Diversidad y la Inclusión: | NIVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, considerar las implicaciones éticas y responder con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas. Comprender que la inclusión tiene múltiples facetas (por ejemplo, raza, género, edad, discapacidad, cultura, etc.)

Podrán requerirse viajes ocasionales dentro del país, de acuerdo con las necesidades de los proyectos y previa autorización.

• CV o formulario de antecedentes personales, con detalle de experiencia, funciones, períodos y referencias laborales.
• Carta de presentación indicando la motivación y adecuación al perfil.
• Documentación adicional que la oficina considere pertinente para verificar formación, experiencia o competencias.

Diversidad, inclusión y no discriminación

La Oficina del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) en Uruguay, comprometida con la igualdad de oportunidades, la diversidad y la no discriminación, promueve una cultura organizacional inclusiva, plural, respetuosa de las diferencias y alineada con el principio de no dejar a nadie atrás.

En este marco, invita a postularse a personas afrodescendientes, indígenas, migrantes, personas con discapacidad, personas LGBTIQ+ y otras personas pertenecientes a grupos históricamente subrepresentados o que enfrentan barreras para el acceso a oportunidades laborales. Asimismo, el PNUD alienta especialmente la participación de las mujeres en toda su diversidad.

El PNUD mantiene una política de tolerancia cero frente a cualquier forma de discriminación, acoso, hostigamiento, explotación y abuso sexual. Todas las personas que colaboran con la organización deben actuar con los más altos estándares de integridad, ética y respeto por los derechos humanos.

PSEAH

La persona seleccionada deberá adherir a los estándares de conducta del sistema de Naciones Unidas y a la política de tolerancia cero del PNUD frente a la explotación, el abuso y el acoso sexual; completar las capacitaciones obligatorias en la materia; y reportar toda situación de riesgo por los canales institucionales, con enfoque centrado en la persona sobreviviente.