III. Principales fonctions et responsabilités
L'Assistant(e) aux Finances travaillera au sein de l’Unité des Opérations, en étroite collaboration avec l'équipe du Programme, sous la supervision de l'Operations Manager, pour atteindre efficacement les résultats, anticiper et contribuer à la résolution des problèmes complexes liés à l’exécution et à la conformité des activités financières du Bureau.
L’assistant(e) aux finances aura pour tâches de :
- Assurer la pleine conformité des processus financiers et des enregistrements financiers avec les politiques et procédures du Programme et des Opérations du PNUD (POPP), ainsi qu’avec les stratégies en vigueur.
- Fournir un appui pour garantir un contrôle adéquat des pièces justificatives des factures à payer et une bonne gestion documentaire, y compris un archivage systématique.
- Maintenir un système de classement approprié pour les documents et enregistrements financiers.
- Maintenir un système interne de contrôle des dépenses garantissant que les factures traitées sont correctement rapprochées et complétées ; que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans l’ERP ; et que les travel claims et autres droits sont dûment traités.
- Fournir des informations sur l’état des ressources financières selon les besoins.
- Prendre en temps utile des mesures correctives concernant les factures non enregistrées, y compris celles comportant des erreurs de validation, des écarts de rapprochement et/ou non approuvées.
Gérer les encaissements et la petite caisse.
- Assurer le suivi des comptes débiteurs des projets du PNUD dans l’ERP.
- Analyser les Dashboards financiers (IFD, pending & unpaid invoices, payroll, Unprocessed cost, etc) et corriger avec diligence les exceptions.
- Gérer les budgets administratifs et celui des agences.
- Effectuer diverses écritures de régularisation.
- Faire des analyses et élaborer des rapports financiers.
- Assister les missions d’audit dans la collecte d’informations financières, production des réponses aux demandes des auditeurs et soutien à la mise en œuvre des recommandations.
- Participer activement à l’élaboration des certifications financières et aux travaux de clôture des comptes.
- Suivre la situation des avances NIM et leur apurement
- Gérer la trésorerie et effectuer les demandes de renflouement périodique du compte bancaire du PNUD afin de maintenir un niveau de liquidité conforme aux exigences de la Trésorerie.
- Identifier et enregistrer les encaissements et effectuer les dépôts bancaires (deposits).
Identifier et enregistrer les contributions.
- Préparer en temps voulu des rapprochements bancaires exacts et fournir la documentation à GSSC.
- Animer des formations destinées au personnel des opérations et du programme sur les questions financières.
- Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
IV. Dispositions institutionnelles
- Le titulaire sera basé dans les bureaux du PNUD Togo ;
- Le titulaire rendra compte à l’Operations Analyst ;
- Le titulaire aura accès aux informations pertinentes nécessaires à l'exécution des tâches prévues dans le cadre de cette mission ;
- Le titulaire du poste disposera d'un poste de travail (ordinateur portable, connexion Internet, téléphone, scanner/imprimante, etc.) et d'un accès à une connexion Internet fiable.
Compétences attendues
Compétences de base
Obtenir des résultats | NIVEAU 1 : Planifie et supervise son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis
Faire preuve d'innovation | NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives et aux risques connus, fait preuve de pragmatisme dans la résolution des problèmes, apporte des améliorations
Apprendre en continu | NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, tire les leçons de ses erreurs, sollicite des retours
S'adapter avec agilité | NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse
Agir avec détermination | NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, est capable de tenir ses engagements avec calme face à l'adversité, est confiant
S'engager et établir des partenariats | NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établit des relations positives
Favoriser la diversité et l'inclusion | NIVEAU 1 : Apprécie et respecte les différences, est conscient des biais cognitifs, lutte contre la discrimination
Gestion des activités | Gestion de projet | Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques
Administration et opérations | Gestion des documents et des dossiers | Gestion globale des documents (papier ou électroniques) ; politique d'enregistrement et de conservation, y compris le stockage et l'archivage
Administration et opérations | Gestion d'événements (y compris les retraites, les formations et les réunions) | Capacité à gérer des événements, y compris la recherche de lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements, etc.
Gestion des partenariats | Gestion des relations | Capacité à collaborer avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, entretenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle
Agenda 2030 : Planète | Nature | Action locale
VI. Qualifications minimales requises pour les candidats retenus
Exigences minimales en matière d’éducation | Un diplôme de l'enseignement secondaire est requis, OU
Un diplôme universitaire (Licence) en Finance, comptabilité ou dans un domaine connexe sera pris en considération, mais ce n'est pas une condition obligatoire.
Formation secondaire sanctionnée par un diplôme spécialisé en comptabilité et/ou en finance. Les comptables ayant obtenu une partie de leur certification auprès d’un institut comptable accrédité au niveau international bénéficieront d’un avantage certain.
Les candidats titulaires d’une certification comptable délivrée par un institut comptable accrédité au niveau international bénéficieront d’un avantage certain. Les candidats non certifiés mais possédant une expérience pertinente devront suivre le Programme de formation et de certification en finance (FTCP) du PNUD s’ils sont recrutés.
Nombre minimum d'années d'expérience professionnelle pertinente | Minimum 5 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 2 ans (avec une licence) d'expérience progressivement responsable en finance et comptabilité au niveau national ou international sont requis.
Expérience, connaissances et compétences | Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des feuilles de calcul et des systèmes de gestion basés sur le web, tels que les progiciels financiers ERP et les bases de données.
Critères souhaitables | Connaissance prouvée de la gestion administrative et financière, de l’estimation des coûts, de l’analyse budgétaire.
Excellentes compétences en calcul de données et en production de rapports.
La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS.
Expérience des logiciels de comptabilité.
Capacité prouvée à travailler sur des projets urgents avec des délais serrés
La connaissance de l’anglais est un atout.
Langues requises | La maîtrise parfaite du français est requise.
Certifications professionnelles