Approche Tiers / Tiered Approach
Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :
Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.
HISTORIQUE & CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l'organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations unies et sert d'intégrateur pour l'action collective visant à réaliser les objectifs de développement durable (ODD).
La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l'inclusion en tant que moyen de garantir que l'ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l'équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche "ne laisser personne de côté" dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s'identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature.
Le PNUD ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés feront donc l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le Bureau pays du PNUD envisage de poursuivre le Programme de développement (CPD) 2024 – 2026 en partenariat avec le Gouvernement du Togo dans un contexte de menaces diverses dans la Région du Golfe de Guinée. Il va également adopter, dans un futur proche un nouveau Programme avec le Gouvernement sur la période de 2027 – 2031.
En vue d’assurer la gestion des achats de la Représentation du PNUD TOGO, le Bureau recrute un(e) Procurement Associate GS7.
OBJECTIF DU POSTE
Sous la direction et la supervision directe du Représentant(e) Résident(e) Adjoint (e) (DRR), du responsable des opérations ou du spécialiste des achats, l’Associé(e) aux achats assure la coordination de la mise en œuvre des services d'approvisionnement au sein du bureau de pays (CO), en veillant à leur efficacité, leur transparence et leur intégrité.
L'Associé(e) aux achats supervise et dirige le personnel de soutien de l'unité des achats du bureau de pays. Il/elle promeut au sein de l'unité une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
Il travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu'avec les fournisseurs et les responsables gouvernementaux, afin de fournir des informations, d'apporter un soutien consultatif et de résoudre des problèmes complexes liés aux achats.
Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d'atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est appelé à travailler au-delà des unités, des fonctions, des équipes et des projets au sein d'équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.
FONCTIONS CLES ET RESPONSABILITES
• Veiller à la conformité totale des activités d’approvisionnement avec les règles, règlements, politiques et priorités stratégiques du PNUD grâce à la mise en œuvre de contrôles internes efficaces et au bon fonctionnement du système de gestion des achats orienté client du PNUD.
• Élaborer/établir des procédures opérationnelles standard (SOP) internes en matière d’approvisionnement, cartographier les processus opérationnels d’approvisionnement du bureau de pays et aider à la gestion des flux de travail au sein de l’unité des achats, en coordination avec le supérieur hiérarchique.
• Mener des recherches afin de contribuer à la formulation et à la mise en œuvre de la stratégie contractuelle du bureau de pays, qui comprend les processus d’appel d’offres et d’évaluation, la gestion des contrats et des prestataires, les considérations juridiques et les conditions de paiement ; ainsi qu’aux achats stratégiques, qui incluent la stratégie d’approvisionnement, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité et les stratégies de réduction des coûts.
• Regrouper les plans d'approvisionnement du bureau et des projets, et en suivre la mise en œuvre pour le bureau de pays et les projets.
• Organiser les processus d'approvisionnement, notamment la préparation et la conduite des appels à devis, des appels d'offres ou des appels à propositions, ainsi que la réception et l'évaluation des devis, des offres ou des propositions, dans le strict respect des règles et règlements du PNUD.
• Procéder à un examen préliminaire des soumissions destinées aux comités internes d’examen des marchés publics (CAP, RACP et ACP).
• Préparer les bons de commande et les contrats au sein et en dehors des systèmes de passation électronique des marchés publics, préparer les bons de commande pour les services de passation de marchés, et créer des profils de fournisseurs et d’acheteurs dans le système de passation électronique des marchés publics. Mettre en œuvre un système de contrôle interne garantissant que les bons de commande sont dûment préparés, envoyés et corrigés en temps opportun en cas d’erreurs de vérification budgétaire ou d’autres problèmes.
• Mettre en œuvre des services d'approvisionnement harmonisés et analyser les nouvelles opportunités d'achats conjoints pour les agences des Nations Unies, conformément à la réforme de l'ONU.
• Établir et mettre à jour des listes de fournisseurs.
• Mettre en œuvre des procédures de sélection et d'évaluation des fournisseurs.
• Organiser des formations sur la passation de marchés à l'intention du personnel des opérations, des partenaires nationaux.
• Organiser des formations sur les modules de passation de marchés en ligne à l'intention des fournisseurs.
• Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de passation de marchés.
• Apporter des contributions pertinentes aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : supervise le personnel de soutien de l'unité des achats.
Éducation
• Un diplôme de l'enseignement secondaire est requis, OU
• Un diplôme universitaire (Licence) en gestion d'entreprise, administration publique, finance, économie ou équivalent sera pris en considération, mais n'est pas obligatoire.
Expérience, connaissances et compétences
• Une expérience administrative pertinente d'au moins 7 ans (pour les titulaires d'un diplôme d'études secondaires) ou de 4 ans (pour les titulaires d'une licence) avec des responsabilités croissantes est requise, acquise à l'échelle nationale et/ou internationale.
• Une expérience d'au moins 3 ans dans la gestion des marchés publics de biens et de services constituerait un atout.
• Une expérience dans l'utilisation des ordinateurs et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) ainsi que des connaissances approfondies des systèmes de gestion en ligne tels que les ERP est requis.
Exigences linguistiques
• La maîtrise du Français est obligatoire
• La bonne connaissance de l’Anglais est désirée.
Compétences clés
Compétences transversales et techniques
MOTS-CLÉS
- Marchés publics et approvisionnement
- Gestion des parties prenantes
- Suivi des bons de commande et des contrats
- Évaluation des fournisseurs
- Meilleur rapport qualité-prix
Égalité des chances
En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.
Alerte aux escroqueries
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